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E-Business-Tage 2008

Green-IT als Impuls für nachhaltiges Wirtschaften

„Green IT“ ist kein Modetrend, sondern sollte eine langfristig angelegte Unternehmensstrategie sein. Mit geschickter Planung kann nachhaltig Kosten gespart werden. Dabei verbessert Green IT nicht nur die Umwelt, sondern oft auch das Arbeitsklima. Dies ist das Fazit einer Diskussion im Rahmen der E-Business-Tage am 9. April. Dabei wird auch deutlich, dass es nicht um völlig neue Ansätze handelt, weil schon seit Jahren energiesparende Hardware eingesetzt wird. Der Green-IT-Trend kann dazu führen, in den Unternehmen einen neuen Impuls für Nachhaltigkeit zu setzen.

Spätestens seit der CeBIT in diesem Jahr ist der Begriff in aller Munde. Der Branchenverband bitkom hat dazu aufgerufen, durch technische und organisatorische Maßnahmen den Energie- und Ressourcenverbrauch durch IT zu senken. Christian Blümlein, SCS Software Comuter Solutions GmbH, machte darauf aufmerksam, dass sich allein durch eine bessere Organisation der IT-Strukturen erhebliche Energieeinsparungen realisieren lasse.

Wie dies in der Praxis funktioniert, erläuterte Wolfgang Sauer von der Sparkasse Aschaffenburg-Alzenau. Die Sparkasse habe ihr EDV-System in den letzten Jahren systematisch von PCs auf energiesparende Terminals umgestellt. Auf diese Weise habe der Rechnerbetrieb erheblich optimiert werden können. Außerdem seien die Arbeitsplatz-Drucker zugunsten von Netzwerkdruckern abgeschafft und die Röhrenmonitore durch TFT-Geräte ersetzt worden. Bei Ersatzbeschaffungen achte die Sparkasse stets darauf, energiesparende und umweltschonende Geräte anzuschaffen. Erhebliche Rationalisierungsreserven sieht André Hirschberg, Cristie Data Products GmbH, in diesem Zusammenhang bei Servern und Speichersystemen (Storage). In vielen Unternehmen sei die Auslastung dieser Systeme zu niedrig. Durch Virtualisierung könne die Arbeit von mehreren Servern auf wenige leistungsfähige konzentriert werden.

Eine völlig andere Art von Energieeinsparung ergibt sich durch „Desktop-Sharing“. Wie Uwe Rummel, PcVisit Software AG, dazu sagte, könne so manche Dienstreise dadurch vermieden werden, dass man moderne Software dazu nutze, beispielsweise eine Fehleranalyse auf dem Rechner des Geschäftspartners durchzuführen. Mit dieser Software ist nicht nur die Bildschirmübertragung möglich, sondern auch die gemeinsame Dokumentenbearbeitung.

Risikomanagement nicht nur bei IT notwendig

Wer kein wirksames Risikomanagement-System in seinem Unternehmen installiert hat, läuft Gefahr, im Schadensfall mit dem Vorwurf eines Organisationsverschuldens konfrontiert zu werden. Die Folge wäre für einen Manager die straf- und zivilrechtliche Haftung für die Schäden. John Thompson, Information Professionals GmbH, wies darauf hin, dass es dazu bereits einschlägige Rechtsprechung gäbe. Welches Managementsystem für den konkreten Fall notwendig ist, ergebe sich aus der individuellen Risikolage. Wer sichergehen wolle, ob sein Informations-Sicherheits-Managementsystem den Normen entspreche, könne sich nach der Norm ISO 27 001 zertifizieren lassen. Karlheinz Göbel, TANIS Management GmbH, ist der festen Überzeugung, dass schon in Kürze immer mehr Großunternehmen von ihren Kunden verlangen werden, sich nach dieser Norm zertifizieren zu lassen.

In puncto Datensicherheit sind viele Unternehmen noch viel zu leichtsinnig. Dabei spielen – so Frank Schlottke, Applied Security GmbH, – nicht nur die Hacker eine Rolle, die von außen an Unternehmensdaten herankommen wollen, sondern vor allem Insider, die Daten aus Leichtsinn oder Absicht in falsche Hände geraten lassen. Darum solle jeder für sich prüfen, welche Daten für das eigene Unternehmen lebenswichtig sind, und seine Sicherheitsmaßnahmen daran ausrichten. Der Grundsatz „Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser“ habe bei der IT-Sicherheit durchaus seine Berechtigung. Schlottke wörtlich „Datensicherheit ist die Lebensversicherung Ihres Unternehmens.“ Diese Maxime gilt – so Andrè Hirschberg – auch für die rein technischen Fragen der Datensicherung. Wer Daten speichere, müsse dafür sorgen, dass man sie im Fall des Falles auch schnell und problemlos wiederherstellen könne. Dabei gehe es nicht allein um den Schutz gegen Verlust. Vielmehr müsse die Technik auch in der Lage sein, das Speichermedium selbst nach Jahren wieder lesen zu können.

Ein wichtiger Baustein im Gesamtsystem „Sicherheit im Unternehmen“ ist neben der IT-Sicherheit im engeren Sinne aber auch der aktive Schutz gegen unerlaubtes Eindringen in geschützte Bereiche. Geeignete Instrumente – so Winfried Holzapfel, AVT Alarm- und Video-Technik GmbH, – seien dazu Sicherheits-, Überwachungs- und Zutrittskontrollsysteme.

Elektronische Rechnungsverarbeitung

Was kann getan werden, um beim Prozess von Rechnungserstellung und –versand Kosten zu sparen? Da Rechnungen heute ohnehin in der Regel per EDV erstellt werden, bietet sich an, sie auch per Mail zu versenden. Dabei werden nicht nur Porto- und andere Kosten gespart, sondern vor allen Dingen Zeit, weil die Rechnungen auf diese Weise sofort beim Kunden sind. Gesetzeskonform ist eine solche Rechnung allerdings nur – so ….. Schlottke, Applied Security GmbH -, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschrieben seien. Nur damit lasse sich beweisen, dass die Rechnung tatsächlich von dem stamme, dessen Firma daraufstehe, und dass nichts daran verändert worden sei. Vorteile für die elektronische Rechnung ergeben sich auch aus der einfacheren Archivierung. Wie Peter Fischer dazu sagte, müsse bei der elektronischen Archivierung darauf geachtet werden, dass die Dokumente zeitnah und unverändert wiedergefunden werden könnten.

Wer viele Eingangsrechnungen hat, macht sich Gedanken darüber, wie der komplexe Prozess der Rechnungsprüfung kostengünstiger gestaltet werden kann. Eine solche Lösung stellten Mario Knoll und Ulrich Weis von der Mainsite GmbH & Co. KG. vor. Bei Mainsite werden sämtliche Eingangsrechnungen eingescannt (sofern sie nicht ohnehin elektronisch kommen), mittels einer Spezialsoftware in eine Datenbank eingelesen und mit den Bestelldaten verglichen. Sofern dieser Vergleich keine Abweichungen ergibt und bestimmte Rechnungsbeträge nicht überschritten werden, wird die Rechnung ohne „menschliche Prüfung“ gebucht und bezahlt. Bei Abweichungen sorgt ein ausgeklügelter Workflow dafür, dass die notwendige Prüfung zügig vom jeweils Verantwortlichen per Bildschirm durchgeführt wird.

Zeitgemäße Kommunikation im Unternehmen

Die mobile Erreichbarkeit und interne Kommunikation im Unternehmen spielt eine immer wichtigere Rolle. Ohne langes Suchen oder Weiterverbinden finden Anrufe und elektronische Nachrichten ihr Ziel, selbst dann, wenn der Gesprächspartner nicht an seinem Schreibtisch sitzt. Auch wenn WLAN-Anwendungen sich immer stärker durchsetzen, hat der herkömmliche DECT-Standard für Funklösungen im Haus durch seine größere Reichweite und seine stabile Performance seine Vorteile – so Daniel Schleusener, C+ITEC AG. Dennoch wird mit einem weiteren Ausbau der WLAN-Systeme gerechnet, weil sich auf diese Weise das IT-Netz mit dem Telefonnetz kombinieren lässt. Dabei können nicht unerhebliche Kostenvorteile realisiert werden. Zusätzliche Argumente für WLAN bringt die dadurch mögliche Einbindung von Handys und Smartphones ins Hausnetz.

Die Arbeit im Büro vollzieht sich heute meist teamorientiert. Idealerweise haben die Mitarbeiter eines Teams Zugriff auf eine gemeinsame Verwaltung von Terminen, Adressen und Aufgaben. Moderne Groupware stellt dazu eine Software zur Verfügung, die nicht nur die genannten Themen bearbeitet, sondern auch den E-Mail-Verkehr, den Fax-Verkehr und die Sprachkommunikation (Anrufbeantworter) verwaltet. Wie Christian Blümlein dazu sagte, werden sich Vorteile aber nur dann realisieren lassen, wenn die Mitarbeiter die Systeme auch nutzen und akzeptieren. Es gelte daher, aus dem Baukasten der Möglichkeiten das jeweils Passende für den Anwendungsfall zusammenzustellen.

Mehr als 120 Teilnehmer konnten IHK und IT-Netz Bayerischer Untermain bei den vier Veranstaltungen der diesjährigen E-Business-Woche vom 7. bis 10. April registrieren. Unser Foto zeigt Wolfgang Sauer bei seinem Referat im Rahmen der E-Business-Woche.

Programm

7. April 2008 09:00 – 12:00 Uhr
Mit jeder Rechnung Geld verschenkt? – Effizienzgewinne durch elektronische Rechnungsverarbeitung

• Grundlagen und Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung Frank Schlottke, Applied Security GmbH, Stockstadt

• Rechnungsbearbeitung ohne Papier – ein Praxisbeispiel, Teil 1 Mario Knoll, Mainsite GmbH & Co. KG, Obernburg

• Rechnungsbearbeitung ohne Papier – ein Praxisbeispiel, Teil 2 Ulrich Weis, Mainsite GmbH & Co. KG, Obernburg

• Archivierung – Was ist zu beachten? Peter Fischer, Peter Fischer Dokumentenmanagement, Großheubach