Servicenavigation:

• Wer sind wir
• Unternehmen
• Arbeitskreis "IT-Sicherheit"
• Arbeitskreis IT-Leiter
• News
• Veranstaltungen
  • Aktuell
  • Rückblick
    • 2011
    • 2010
    • 2009
    • 2008

Inhalt:

Arbeitskreis IT-Leiter am 20. Mai 2009

Auch E-Mails müssen ins Archiv

An geschäftliche Korrespondenz per E-Mail werden die gleichen Anforderungen gestellt wie an schriftliche Korrespondenz: auch sie muss archiviert werden. Nicht das „Ob“ ist die Frage, sondern das „Wie“. Das ist das Fazit einer Diskussion im neu gegründeten IT-Leiter-Kreis Bayerischer Untermain am 20. Mai in der Geschäftsstelle. Rund 30 IT-Leiter haben sich beim ersten Treffen des neuen Arbeitskreises darüber informiert, welche Anforderungen an die E-Mail-Archivierung gestellt werden.

Obwohl in der Papierwelt sämtliche geschäftliche Korrespondenz schon seit jeher archiviert wird, mangelt es bei der Archivierung in der digitalen Welt noch am Problembewusstsein. Dabei verpflichtet der Gesetzgeber die Unternehmen in Deutschland zur Archivierung ihrer geschäftlichen E-Mail Korrespondenz. Dürfen die Mitarbeiter den E-Mail-Account auch für private E-Mails nutzen, muss die Archivierung ohne Verletzung des Postgeheimnisses erfolgen. Wer die elektronischen Unterlagen im Geschäftsverkehr nicht ordnungsgemäß archiviert, macht sich strafbar – so Rechtsanwalt Dr. Oliver Wanke vor den IT-Leitern. Es handelt sich dabei um einen Verstoß gegen die Abgabenordnung, der im schlimmsten Fall – also wenn er zur Steuerhinterziehung oder Steuerverkürzung führt – kräftige Geldbußen oder gar Freiheitsstrafen nach sich ziehen kann.

„Müssen oder wollen Sie eine E-Mail-Archivierung einführen?“ so Andre Hirschberg von der Cristie Data GmbH und weist damit darauf hin, dass eine gut organisierte Archivierung neben der Erfüllung der gesetzlichen Pflichten auch für den praktischen Betrieb viele Vorteile bietet. Schließlich ist das E-Mail-Archiv nichts anderes als eine gewaltige Sammlung von Wissen im Unternehmen.

Neben vielen nützlichen Ratschlägen stellte er verschiedene Archivierungssysteme vor. Beim Maildepot handelt es sich um eine kostengünstige und hocheffiziente Möglichkeit zur permanenten Archivierung aller E-Mails. Eine „Alles aus einer Hand-Lösung“ ermöglicht eine E-Mail-Archivierung inklusive Hardware, ohne dabei die Anzahl der Mailserver zu begrenzen. Unternehmen, die eine ganzheitliche Lösung für alle Geschäftsprozesse bevorzugen, sollten sich bei Ihrer Wahl für ein Enterprise Content Management System entscheiden. Die Integration und Verknüpfung von E-Mail-Verkehr zu Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen, sonstigen Dokumenten und Workflows ist bei diesem System kein Problem.

Der IT-Leiter-Kreis bietet den für die Information und Telekommunikation Verantwortlichen in den Unternehmen des Bayerischen Untermains eine Plattform für den Informations- und Erfahrungsaustausch. Die Mitgliedschaft ist kostenlos. Nähere Informationen sind bei Michael Dierkes (dierkes@aschaffenburg.ihk.de).

Vorträge