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Treffen am 15. Juli 2010
Kosteneinsparung durch Konsoldierung und bessere Verfügbarkeit des EDV-Systems – das sind die Vorteile, die nach Aussagen von Experten für eine Virtualisierung sprechen.
Können diese Versprechungen in der Praxis eingehalten werden? – dies war Thema beim letzten Treffen des IT-Leiter-Kreises am 15. Juli im Hause Mainsite GmbH & Co. KG in Obernburg.
Das Ergebnis der Diskussion mit Till Puetz (PUETZ Consulting GmbH), Bernd Misbach (L4S IT-Systemlösungen GmbH) und Thomas Hörig-Braun (EDI AG) könnte man mit „Es kommt darauf an“ oder „Grundsätzlich ja, aber…“ beschreiben. Im Prinzip geht es bei der Virtualisierung darum, eine Vielzahl von verschiedenen Servern, Speichersystemen oder auch Desktops durch ein einzige größere Maschine zu ersetzen, auf der die vorher aufgeteilten Systeme „virtuell“ dargestellt werden. Wie die Diskussion ergab, ist der notwendige „Umbau“ der Infrastruktur in der Regel recht tiefgreifend und komplex. Nach Meinung der IT-Leiter ist die Einführung von Virtualisierungsschichten insbesondere dann sinnvoll, wenn eine Umstrukturierung ohnehin auf dem Plan steht. Dann könnten die angestrebten Kostensenkungs- und Effizienzgewinne leichter erreicht werden.
Weitere Informationen über die Veranstaltung können bei Jeanette Ebert (ebert@aschaffenburg.ihk.de) angefordert werden.
Treffen am 11. März 2010
SharePoint – eine Art Baukastensystem für das Teamwork
SharePoint – wer braucht das schon? Diese Frage provoziert, zum anderen hört man immer wieder: Was ist so revolutionär an SharePoint? Was ist der gravierende Vorteil zu anderen Systemen? Helmut Reinke, Share-Point-Projektmanager und Consultant bei der MindBusiness GmbH in Alzenau, begeisterte in seinem Vortrag am 11. März die IT-Leiter für SharePoint und zeigte auf, wie einfach es ist, transparente Unternehmensprozesse zu erstellen und den individuellen Informationsbedarf der Abteilungen abzubilden.
Effiziente Zusammenarbeit der Teams in den Unternehmen ist heute einer der entscheidensten Faktoren für den Unternehmenserfolg. Zusammenarbeit, die sich von kleinen überschaubaren Projektteams bis zu global verteilten Projektgruppen auf der ganzen Welt erstreckt. Bisher waren die Aufgaben klar verteilt und die Mitglieder eines Teams in der Regel auch Mitarbeiter eines Unternehmens.
Doch dies wird sich in naher Zukunft ändern. Die Mitarbeiter eines Unternehmens werden gleichzeitig Mitglieder unterschiedlicher Teams mit unterschiedlicher Zielsetzung sein. Zudem werden verstärkt externe Experten diesen Teams angehören. Dadurch ändern sich auch die Anforderungen an IT-Systeme, Teams abzubilden und Ressourcen bereitzustellen, die es den „virtuellen Teams“ ermöglicht, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, Daten und Informationen über Unternehmensgrenzen hinweg gesichert und geschützt zur Verfügung zu stellen.
Hier liegen die Stärken von SharePoint. SharePoint versteht sich als umfassende Business-Plattform für die Zusammenarbeit im Unternehmen und im Web, die IT-Abteilungen in erheblichem Maße von Kosten und Kom-plexität befreit und ihnen gleichzeitig Agilität beschert. SharePoint bietet das perfekte Rüstzeug für jedes Szenario, in dem Menschen miteinander interagieren und digitale Inhalte, Wissen und Geschäftsdaten austauschen.
Klingt interessant, doch wie führe ich Share Point erfolgreich im Unternehmen ein? Viele SharePoint-Projekte werden mit großem Enthusiasmus gestartet, verlaufen oft jedoch wieder im Sand. Denn im Gegensatz zu anderen Produkten ist SharePoint kein „Out-of-the-Box“-Produkt. Die Einführung ist mit sehr viel Vorarbeit und Planungsaufwand verbunden, der laut den IT-Leitern oft unterschätzt wird.
Treffen am 4. November 2009
Effiziente E-Mail-Archivierung - aber wie?
So sehr die elektronische Post heute auch das Geschäftsleben erleichtert – die immer größer werdende Lawine von E-Mails bringt auch ihre Probleme. Das Unternehmen muss nicht nur vor „Trojanern“, „Pishing“- und „Spam“-Mails geschützt werden, die Mails (jedenfalls die steuerlich relevanten) müssen auch so archiviert werden, dass sie über viele Jahre sicher gelesen werden können. Neben einem Archivierungsssytem benötigen Anwender deshalb auch eine neue Kultur im Umgang mit E-Mails. So lautet das Fazit des Arbeitskreises IT-Leiter, der sich am 4. November zu einem Erfahrungsaustausch zum Thema E-Mail-Archivierung in der IHK Aschaffenburg traf.
Ein besonderes Problem gibt es dann, wenn Unternehmen auch die private Nutzung des E-Mails gestatten: aus Datenschutzgründen darf dann keine vollautomatische Archivierung sämtlicher Mails erfolgen – es sei denn, es gibt eine entsprechende Betriebsvereinbarung. Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung muss beachtet werden. In jedem Unternehmen sollte es deshalb klare und eindeutige Regeln zum Umgang mit dem E-Mail geben – am besten ein Verbot der privaten Nutzung des E-Mail-Postfachs.
Seit 2007 hat sich die Rechtssprechung zum Informationsabruf und zur Kontrolle elektronischer Dokumente verschärft Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) legen fest, dass Unternehmen steuerlich relevante digitale Dokumente gemäß den Vorgaben für digitale Betriebsprüfungen gesichert und archiviert werden müssen. Das Handelsgesetzbuch verlangt, diese Dokumente sechs Jahre lang aufzubewahren. Am sichersten sei es deshalb, alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch zu archivieren.
Nach Auffassung der IT-Leiter sollte die Verbindung von E-Mail- mit Archivierungssystemen in den Unternehmen eine hohe Priorität genießen, um den E-Mail-Verkehr „revisionssicher“ zu dokumentieren. Doch bei der Archivierung müssen auch Systemvoraussetzungen wie wachsende Speicheranforderungen, regelmäßig erforderliche Backups, problematische PST- Dateien oder der Abruf älterer E-Mails berücksichtigt werden, wie die verschiedenen Archivierungslösungen der Unternehmen zeigen.
Um den IT-Anwendern eine Plattform für den Erfahrungs- und Informationsaustausch zu bieten, hat die IHK Aschaffenburg in diesem Jahr einen Arbeitskreis regionaler IT-Leiter ins Leben gerufen. Mitglied im IT-Leiter-Kreis können IT-Fachleute von IHK-zugehörigen Unternehmen werden. Auf dem Jahresprogramm des Arbeitskreises für 2010 stehen die Themen SharePoint-Systeme, Virtualsierung und aktuelle Fragen des IT-Rechts.